律师催款函格式xxx本 第1篇

在此，笔者针对如何系统管理提出自己的一些意见，仅做抛砖引玉之用。

一、从源头减少销售回款的不利影响

(一)对有业务意向的客户在应收账款管理系统内进行建档分类，评估其信用

对初步有业务意向的客户建立档案。针对事实客户进行分级管理，根据付款状况，下单量，对利润的贡献率，综合各个方面的指标来衡量客户的价值，进行信用评估。选择资信状况良好的客户，实行区别对待，确定其信用期限。

(二)建立回访制度

由系统根据客户的收入、人员、业务类型、利润等量化指标，区分为战略客户，重要客户和一般客户，采取定期回访制度，提高目标客户的质量。战略客户指大型企业或上市公司由副总经理级领导定期回访，对客户所需要的服务类型，争取提供一揽子服务。重要客户指一些中型企业，由部门经理定期拜访，实行中层对接，随时发现并解决问题。一般客户由业务员定期跟踪服务。

(三)每项业务均采用统一的合同范本进行管理

除即时结清的小额业务外，必须采用统一的合同范本签订合同。在合同中明确各种条款，包括姓名、标的、质量和数量、价款、履行的期限、地点、方式、违约责任、解决争议的方法等。业务合同的签订要有利于合同的执行、跟踪、检查并起到监督作用。

(四)明确应收账款赊欠的期限，建立授权审批制度

赊销期限就是允许客户货物到付款的时间，也称信用期间。信用期的长短，主要是要对信用期所增加的收益和所增加的费用进行分析比较。根据客户信用的情况，决定赊销期限的长短。

建立授权审批制度，由系统按客户的资产状况，信用等级自动辨别其可赊销期限和信用额度，严格赊销审批手续。

二、制定管理制度进行应收账款的过程跟踪

(一)建立应收账款催收制度，实施科学的、行之有效的催款流程

建立催收制度，对应收账款进行及时、适度的催讨。在合同上明确付款日期，由部门文员将合同详细情况录入管理系统；设置收款预警系统，在应收账款逾期时，发出提醒指令；针对需要催款的客户，在应收账款逾期时，自动打印出催款函，由财务部邮寄催收函给客户，以确保双方在应付账款数额、还款期等方面取得一致的认可；对于客户提出的异议，要及时查明原因，做出调整；催款情况及时知会业务部门，督促业务人员催收账款。

(二)建立回款管理的考核制度

每月定期开展分析工作，分析各业务部门有多少欠款在信用期内，多少欠款超过信用期，超过时间的长短和款项所占的比例，制定经济可行的收账制度，加强对回款管理的重点考核，加大回款监控力度，设置回款目标。各部门的具体回款金额纳入部门绩效考核指标，激励部门经理加大款项的回收力度。

(三)制订应收账款核实制度

业务部门与财务部门积极合作，实行专人专管，定期对帐，详细记录每笔业务收入的回收情况，并经常进行分析。一般而言，客户拖欠账款的时间越长，催收的难度就越大，发生呆账的损失几率就会越高。及时记录回款异常情况。

如果客户屡次发生托欠货款，欠款，拒付等现象，造成货款延期，应即使通知财务部和监督部门，通过调查取证后采取响应措施，挽回损失。定期对账制度，保证债权金额正确有效。定期每三个月采取书面信函的方式与客户核对应收账款的账面余额，并保存有关部门材料，确保债权法定追索权的延续。

(四)建立应收账款账龄分析制度

定期编制账龄分析表，可以反映各个时期账款产生的情况，使企业通过此表密切关注应收帐款的回收情况和相关的变化，并通过账龄的分析结果，指导业务部门和财务部门的工作，以加速营运资金的周转，减少发生账款逾期不回的可能性。

(五)采取法律催收手段

对与应收账款收回的法定期限是2年，过了有效期企业就丧失追回欠款的权利，这时应由财务部门通知法律顾问进行处理，力争在有效期内收回款项或取得延长有效期的证明，如对账单等。

在应收账的诉讼期到期前（2年内）发函给欠款客户。如果欠款客户不签收应收账款函，可采取以下方式取证，在媒体报纸上公告的形式，或通过公证处公证送达催款函，或者请律师事务所发函。

三、对应收账款的催收情况进行总结，建立制度加以改进。

(一)查明拖欠款项的原因，加以改进

对已发生的应收账款，按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于在业务经营中由于质量等牵涉到自身因素而导致客户拖欠款项的，业务人员应主动采取措施，给予折让或其他不成比例形式，尽快收回资金；对于资金周转困难无法付款的企业，应采取订立还款计划，限期清欠；或采取债务重整策略，或申请支付令。

(二)建立应收账款清收责任制

明确划分责任范围，对公司全部客户的欠款尽可能地落实到个人；在应收账款未收回之前，责任人不得调离企业；明确规定责任的监督部门。

企业应收账款的管理情况是个普遍的难题，只有采取有效的措施，进行预防和解决，才能避免和减少损失的发生，保证企业经营活动的正常进行，提高企业的经济效益。

参考文献:

律师催款函格式xxx本 第2篇

原告东城大化公交广告有限公司与被告新城银行股份有限公司大名分行广告合同纠纷一案，于2011年8月24日公开开庭进行了审理。

2009年12月20日，原告作为乙方与被告作为甲方签订《大化公交广告合同》，约定原告为被告设计、制作、公交广告10台，时间为2009年12月25日至2010年12月24日；合同约定被告向原告分三次共支付293400元广告费，在广告结束前付完，现原告已按约定全部履行自己的义务，而被告拖欠原告29340元广告费拒不支付，构成严重违约。按照原、被告签订的《大化公交广告合同》第四条规定，“甲方未按期支付到期款项，应按合同总标的30%向乙方支付违约金”。为此，原告按合同总标的30%计算，被告应向原告支付约定的违约金88020元。原告多次以友好的态度与被告协商未果。2010年12月20日，原告聘请东城正程信律师事务所给被告发了催款律师函，并告知其迟延付款要按约定追究违约责任，但仍没有效果。故诉至法院，请求：(1)依法判令被告支付原告拖欠的广告费29340元、违约金88020元，共计117360元；(2)本案诉讼费由被告承担。

争议的焦点问题

双方争议的焦点在于原告是否按照广告合同的约定履行了义务，是否有权要求被告支付广告费余款。

原告为证明其履约情况向法庭提交了详细证据如下：(1)原被告双方签订的《大化公交广告合同》一份；(2)2009年12月25日“大化公交广告上刊通知及广告验收单”，证明原告不但按约定给予被告10台车的车体广告，而且赠送被告额外4台公交车车体广告；(3)2010年6月22日，被告发给原告的协商函，证明原告诚信服务，并得到被告的回执感谢；(4)2010年6月22日“大化公交广告上刊通知及广告验收单”，证明原告经被告认可后补做了广告车辆，其上附有新城银行负责人xxx的签字验收；(5)2010年6月25日“大化公交广告上刊通知及广告验收单”，证明原告按被告2010年6月22日发出的协商函中的要求，给其按赠送增加制作了广告车辆一台，上有新城银行负责人xxx的签字验收；(6)2010年8月26日“大化公交广告上刊通知及广告验收单”，证明原告经过同意给被告调整一台车，上有新城银行负责人xxx的签字验收；(7)2010年12月6日，大名市公共交通总公司电车公司机务科给原告发出的线路调整通知，证明公交公司根据其运营需要，经常调整线路，因此双方在签订合同时已经约定“因公交公司线路调整及车辆调配，该广告线路按调整后的线路”的条款，这也说明了公交广告的特殊性质；(8)2010年6月29日催款律师函，证明被告付款违约；(9)2010年12月20日催款律师函。

被告则认为，原告未按合同约定履行义务，无权要求被告支付余款，被告属违约在先，因此被告不予支付。为此，被告向法庭提交证据如下：(1)K903路3181号公交车相片5张，通过对比，以此证明原告违约在先，将该车的广告被原告私自调换成绿博会广告，未经被告同意，经被告公司员工发现，遂拍照作为依据并向原告提出异议，原告方才相应调整，重新执行合同内容；(2)索赔函一张，证明甲方向乙方提出过异议；(3)65路47路相片4张，证明原告私自变更合同条款调整线路将合同中限定的两车换成65路及47路两车，此两线路的广告价值与合同约定的车辆广告价值不符，因此提出异议。

与此同时，被告对原告提交的证据发表抗辩如下：对证据(1)真实性无异议，对证明目的有异议，理由是原告没有完整地履行合同义务；对证据(2)、(3)、(4)、(5)均无异议；对证据(6)真实性无异议，证明目的有异议，此为原告私自变更合同规定广告用车，甲方xxx仅为验收，甲方对乙方行为不认可；对证据(7)真实性有异议；(8)、(9)无异议，收到乙方的催款律师函。

原告对被告提交的证据发表质证意见如下：对证据(1)，变更广告用车不是乙方私自违约行为，被告方xxx在验收单上签字，是对乙方调整的认可，且被告使用了乙方在该车上提供的广告；对证据(2)，我方未收到该索赔函；对证据(3)，65路及47路公交车广告并非乙方所做，同时该两车不属乙方向甲方提供车辆范畴，且该两车广告内容与乙方按约提供内容亦不一样，实为甲方委托其他公司所作车体广告。

法院经过审理后，认为：对原告提交的证据均予以采信。对被告提交的证据(1)真实性予以采信，但对其证明目的不予采信；证据(2)系被告单方制作，原告称没有收到该索赔函，被告亦未提供向原告送达的证据相印证，故法院不予采信；对证据(3)，被告未提供证据证明该证据与本案的关联性，故不予采信。

从上述论辩和裁断来看，被告提出的关键证据之一――索赔函，没有得到法院的认可。另外，被告一方在合同履行中发生变更事项时缺乏严谨管理手续，导致其主张“先履行抗辩权”被法院否决。如被告向法庭提交K903路3181号公交车相片5张，欲证明原告将该车的广告私自换成绿博会广告，被告发现后提出异议，原告才相应作出调整，重新上刊在3178车上。并据此，提出原告违约在先，被告可以拒付合同总价款10%的广告费的抗辩意见。原、被告签订的《大化公交广告合同》，附件中约定原告向被告上刊一辆K903路公交车，但实际中原告为被告上刊了两辆，也就是说，即使存在原告私自将该车辆下刊的情况，原告的行为也不违反双方约定；并且，3181号公交车因上刊大名市政府创建公益广告被临时调用，之后原告将被告广告在3178号公交车上重新上刊，并经被告验收负责人xxx验收合格。故原告下刊K903路3181号公交车，并重新上刊3178号公交车的行为不构成违约，被告以此拒付总合同价款10%的广告费的抗辩意见，法院不予采纳。被告提出原告私自将合同中两辆车调换成65路、47路各一辆，但未提供证据证明合同中哪两辆公交车被调换成65路和47路，也未提供证据证明该65路和47路车身上的宣传广告系原告制作，故该抗辩意见法院不予采纳。综上，被告虽提出原告履行合同有瑕疵，并据此主张先履行抗辩权，但未提供有效证据予以证明原告在履行合同中存在瑕疵。原告依约履行合同义务，被告应支付相应的广告费，并承担逾期付款的违约责任。

对银行的几点启示

银行面临的经营和竞争环境日益复杂的环境中，非银行业务类合同越来越普遍，涉及的范围越来越复杂。如果处理不当，一方面可能给银行带来经济损失，另一方面还可能导致银行声誉风险。为此，银行应对非银行业务类合同的履行及其管理应当注意以下几点：

银行应该加强非银行业务类合同事项的管理。随着银行业务类合同已经普遍格式化，而且其内容较为成熟，合同履行相对较为规范，但是对银行业务外的一些辅对外合同往往容易疏忽，履行管理不到位。本案中被告形成被动的重要原因之一就是索赔函没有得到法院认可。法院认为银行无法证明其函件及其送达的真实有效性。为此，银行应重视非银行类业务合同履行事宜相关证据资料的日常维护工作，强化有关业务人员应对此类为题的风险意识，并有必要逐步规范各种具有普遍性的非银行业务合同履行手续和档案资料保护。

银行应谨慎对待各种合同的变更事宜。非银行业务的合同变更远比银行日常业务中的变更更为容易为内部工作人员的忽视，有关变更手续容易发生省略，银行内部也缺乏银行业务类似的严谨的变更管理机制。合同的变更涉及双方当事人权利义务的变化，需要有关当事人的及时处理和书面规范。本案例中广告合同内容的履行发生变更时，银行缺乏规范的手续来确认或者否决这些变化，且未就变化及时明确双方当事人的权责。银行不能基于合作当事人的所谓信赖或者信任，而疏忽就合同变化的书面化确认，或者疏于对合同变化有关权责的及时书面化明晰，否则一旦遇到对方抗辩银行将陷入极为被动的局面。

银行应该高度重视违约可能带来的经济责任风险。本案中银行未能准确把握其履行合同的责任，以致本案法院裁判银行败诉后，要求银行承担“加倍支付迟延履行期间的债务利息”。值得银行注意的是，一些特殊类型的非银行业务合同的违约还可能带来缔约对方的种种损失，这些损失都可能成为银行违约责任确定后的赔偿范围。与劳务派遣合作单位的有关合同履行中，相关的违约责任更为复杂，其损失的赔偿范围更为难于预测。为此，银行必须高度重视非银行业务合同的及时、准确履行。

银行应谨慎使用先履行抗辩权。先履行抗辩权，本质上是对先期违约的抗辩。本案被告银行抗辩对方的核心法律机制是先履行抗辩权的运用，但是其抗辩未能为法院所接受，原因在于其未把握先履行抗辩权的要领。先履行抗辩权是对负有先履行义务一方违约的抗辩，亦即对先期违约的抗辩。先期违约是一方当事人首先违约，是另一方不履行合同的原因。先履行抗辩权是对违约的抗辩，区别于权利消灭的抗辩。创立先履行抗辩权机制，有助于区分双方违约和一方违约的问题。我国《民法通则》第113条规定：“当事人双方都违反合同的，应当分别承担各自应负的民事责任。”在双方合同中，由于双方义务的关联性，双方各自违反应承担的义务，各自承担相应责任的情况，是很少出现的。我国《合同法》第六十七条规定：“当事人互负债务，有先后履行顺序，先履行一方未履行的，后履行一方有权拒绝其履行要求。先履行一方履行债务不符合约定的，后履行一方有权拒绝其相应的履行要求。”可见，先履行抗辩权的构成要件：双方当事人互负债务；两个债务有先后履行顺序；先履行一方不履行或不适当履行。后履行一方行使先履行抗辩权没有促使对方履行，或者没有促使对方对瑕疵履行采用救济措施的，可以根据《合同法》第94条的规定通知对方解除合同。本案当事人运用先履行抗辩权，缺乏有效的证据证明对方存在先期违约问题，故而导致法院的不支持。

律师催款函格式xxx本 第3篇

关键词：函证；审计证据；审计效率；职业谨慎；回函义务

1函证的含义

函证是指注册会计师为了获取影响财务报表或相关披露认定的项目的信息，通过直接来自第三方对有关信息和现存状况的声明，获取和评价审计证据的过程。在这个过程中，注册会计师通常以被审计单位的名义向拥有相关信息的第三方提出书面请求，要求提供影响财务报表认定的特定项目的信息。在得到第三方对有关信息和现存状况的声明后，注册会计师再进行跟进和评价。值得注意的是，函证强调从第三方直接获取有关信息。由于函证提供的证据由注册会计师直接从被审计单位以外的第三方获取，且经常采用书面原件的形式，如果运用得当，函证程序往往能够提供可靠性较高的审计证据，并与实施其他审计程序获取的审计证据相互印证。

2函证存在的问题

被审计单位不愿意在询证函上盖章

被审计单位阻挠函证，不愿意在询证函上盖章的主要原因是：(1)被审计单位账面少反映资产(如隐瞒销售收入导致应收账款少反映)或者多反映负债(如隐瞒销售收入导致预收账款未转销、为了增加成本虚列采购业务等)，惧怕被询证者拿到询证函后对被审计单位不利益；(2)被审计单位账面多反映资产(例如部分货款已经收回，资金被隐藏或侵占)或者少反映负债，怕被询证者回函纠正而被注册会计师查出舞弊行为；(3)被审计单位与被询证者存在合同纠纷等(这种情况主要发生在采购业务中，例如被审计单位对购入的商品质量不满意，正在与被询证者协商折扣折让的或者拒绝付款的)，惧怕被询证者把询证函作为被审计单位承诺付款的诉讼证据；(4)应付账款、预收账款或者其他应付款等债务余额中账龄较长的项目，可能已经超过诉讼时效，如果被审计单位在询证函上盖了章，询证函送达被询证者后可能导致诉讼时效中断的法律后果。

询证函回收率低

询证函回收率低的原因，除了上述被审计单位不愿意在询证函上盖章的原因外，还有：(1)询证信息与实际相符，但是与被询证者账面记录不符；(2)询证信息不符并对被询证者有利，就保存询证函企图用以不当用途；(3)询证信息不符，如果回函会增加与对方单位核对账务、查找不xxx等工作，并且认为自己也没有回函纠正的法律义务，那么就“多一事不如少一事”不予回函。

难以确认收回的询证函是否真实、可靠

(1)被审计单位与被询证者存在关联方关系，特别是存在控制关系的，被询证者收到询证函后根本不核对账务，不管信息是否相符一律盖章确认。

(2)虽然不存在关联方关系，但是在购销、资金往来等方面有较为密切关系的，被审计单位与其客户之间可能签订“共同应付审计询证”协议，约定收到对方的询证函后无论询证的信息是否与实际相符，均在签署“信息相符”的意见并盖章。

不能避免被审计单位在函证中实施舞弊

被审计单位有侵占资产等舞弊行为时，根据有关审计准则的要求，注册会计师计划询证的内容、被询证者名单等都不能为被审计单位预见或事先了解。但是由于询证函要经过被审计单位盖章，函证计划就必定为被审计单位了解，被审计单位就可以通过与被询证者串通使函证无效。

实施函证影响审计工作效率

即使询证的信息完全与实际相符，被询证者也没有收到询证函就立即回函的动因，往往要经注册会计师多次催促(甚至要商请被审计单位协同催促)后才能收回询证函，有些被询证者干脆就不回函，注册会计师需要再次到被审计单位现场实施替代程序，影响了审计工作效率。

替代程序的不理想

当前实务中应收账款函证的替代程序有：(1)检查期后收款记录；(2)检查销售合同、销售发票、发货记录等会计资料；(3)检查被审计单位与客户之间的函电记录、对账单等。被审计单位存在舞弊时候，这些替代程序的效果是很不理想的：(1)检查销售合同、销售发票、发货记录等会计资料，只能核实销售业务的发生，无法证明应收账款余额的存在(可能已收回并存入账外存款账户)，也无法证明应收账款发生额和余额的完整性；(2)检查期后收款记录，由于银行进账单上没有写明是支付哪一笔货款，该货款可能是收回的期末应收账款，也可能是收到期后货款，或者可能是收到未入账的销售款等，均无法核实；(3)被审计单位不会将其与客户之间的真实、完整的函电记录、对账单提供给注册会计师，即使提供了，也是已经过伪造、篡改的。因此替代程序获取的审计证据往往不能达到实施函证所获取审计证据的证明效果。

3对策

明确被询证者的回函义务和法律责任

被询证者不回函主要原因是被询证者没有回函的法律义务，不回函不会产生法律责任、不用承担对自己不利的后果；被询证者在询证的信息与实际不相符的情况下敢签署“信息相符”的意见并盖章，也是因为回函不是法律义务，在询证函上提供虚假信息不会产生法律责任。

注册会计师需要对其出具的不实审计报告向广大的社会公众承担民事侵权赔偿责任，却没有任何调查取证的权利；而社会公众享有使用审计报告的权利却不用承担相应的配合注册会计师审计的义务，不符合现代法律强调的“权利与义务的平衡”原则。笔者认为，应该在法律上规定被询证者及时回函的义务，以此赋予注册会计师函证权利；另外，还要规定不回函或者提供虚假或者不实回函的法律责任，增强被询证者履行回函义务的动因，落实注册会计师的调查取证权利。具体有以下三点：

(1)被询证者应当自收到询证函之日起三日内核对询证的信息，并发出回函。

(2)如果不回函或者没有及时回函的，视同放弃要求该会计师事务所承担民事侵权赔偿责任的权利；在诉讼中，如果会计师事务所向法院提交了曾经向该利害关系人发出询证函的证据，该利害关系人应该提供已经回函的证据，否则就失去该民事侵权赔偿请求的权利。

(3)如果被询证者不认真核对询证信息，过失提供不实询证函回函，或者明知询证信息与实际不相符却不予指明的(包括不回函和提供虚假回函)，应该对利害关系人承担民事侵权赔偿责任，并相应免除会计师事务所能的民事赔偿责任。

建立企业存款账户数据库

注册会计师协会与人民银行、商业银行等金融机构合作建立企业存款账户查询信息系统，注册会计师协会可以在该信息系统中查询企业存款账户开立、变更和撤销情况。注册会计师协会根据该信息系统的数据建立企业存款账户数据库，供会计师事务所查询。注册会计师在审计时，应当将查询到的企业存款账户信息与被审计单位银行日记账等账簿资料核对，以发现账外银行存款账户。

控制函证实施过程的设想

即使法律规定了被询证者提供虚假或者不实询证函的法律责任，如果注册会计师没有保持必要的职业谨慎的，仍然应当承担法律责任，因此注册会计师应该重视对函证实施过程的控制。为了防止被审计单位掩盖舞弊，注册会计师计划询证的账户余额和其他信息，选取的样本和特定项目等都不能为被审计单位预见或事先了解。具体操作方法为：

(1)询证函应该以会计师事务所名义发出。询证函以被审计单位的名义发出，需要被审计单位盖章，函证计划必定为被审计单位所了解，也就不能认定注册会计师已经保持了必要的职业谨慎。有人说，可以将被审计单位的公章拿出来，由注册会计师自己在询证函上盖章；这样虽然保持了职业谨慎，但是公章可以被拿出来的这一事实也同时表明了被审计单位内部控制制度存在问题。笔者认为，可以由被审计单位签发授权委托书，授权注册会计师直接向被询证者发出询证函，授权委托书(复印件)与询证函一同寄发。

(2)采用函证专用信封，以挂号信形式投递。会计师事务所印制函证专用信封，实施函证时，编制包括被询证者名称、地址等信息的发函清单，与函证信件一起交给邮政投递公司，邮政投递公司将函证信件与发函清单核对无误后，在发函清单上签字盖章。经邮政投递公司签字盖章的发函清单作为注册会计师发函询证的证据。被询证者应该按要求及时回函，如果询证函本身有差错，例如函证信件内是空的或者把寄给甲公司询证函的寄给了乙公司等，也应该及时回函说明情况，否则就应承担不回函的法律责任。

提高函证效率的措施

(1)在函证的时间上，注册会计师在了解被审计单位及其环境阶段就发出询证函；发出询证函后，为了避免被询证者不回函时再去实施替代程序的被动局面，应该对拟通过函证来确认的有关认定获取其他来源的审计证据或者不同性质的证据。

(2)在法律规定了被询证者回函义务和法律责任的情况下，在注册会计师实施的替代程序和其他程序没有发现重大错报时，可以将被询证者未回函推定为询证信息“相符”或“很可能相符”。为了保证审计工作的及时完成，在具体审计业务中可以确定一个“合理期限”，将超过合理期限后仍未收到询证函的推定为“相符”或者“很可能相符”。合理期限根据具体情况考虑询证函送达被询证者所需时间、被询证者核对并回函的法定时间、被询证者将询证函发出后到达注册会计师所需时间等因素后确定。

参考文献

[1]刘志耕，xxx英.函证及其替代审计实务分析[j].财务与会计，2006，(19).