催款函范文 第1篇

在此，笔者针对如何系统管理提出自己的一些意见，仅做抛砖引玉之用。

一、从源头减少销售回款的不利影响

(一)对有业务意向的客户在应收账款管理系统内进行建档分类，评估其信用

对初步有业务意向的客户建立档案。针对事实客户进行分级管理，根据付款状况，下单量，对利润的贡献率，综合各个方面的指标来衡量客户的价值，进行信用评估。选择资信状况良好的客户，实行区别对待，确定其信用期限。

(二)建立回访制度

由系统根据客户的收入、人员、业务类型、利润等量化指标，区分为战略客户，重要客户和一般客户，采取定期回访制度，提高目标客户的质量。战略客户指大型企业或上市公司由副总经理级领导定期回访，对客户所需要的服务类型，争取提供一揽子服务。重要客户指一些中型企业，由部门经理定期拜访，实行中层对接，随时发现并解决问题。一般客户由业务员定期跟踪服务。

(三)每项业务均采用统一的合同范本进行管理

除即时结清的小额业务外，必须采用统一的合同范本签订合同。在合同中明确各种条款，包括姓名、标的、质量和数量、价款、履行的期限、地点、方式、违约责任、解决争议的方法等。业务合同的签订要有利于合同的执行、跟踪、检查并起到监督作用。

(四)明确应收账款赊欠的期限，建立授权审批制度

赊销期限就是允许客户货物到付款的时间，也称信用期间。信用期的长短，主要是要对信用期所增加的收益和所增加的费用进行分析比较。根据客户信用的情况，决定赊销期限的长短。

建立授权审批制度，由系统按客户的资产状况，信用等级自动辨别其可赊销期限和信用额度，严格赊销审批手续。

二、制定管理制度进行应收账款的过程跟踪

(一)建立应收账款催收制度，实施科学的、行之有效的催款流程

建立催收制度，对应收账款进行及时、适度的催讨。在合同上明确付款日期，由部门文员将合同详细情况录入管理系统；设置收款预警系统，在应收账款逾期时，发出提醒指令；针对需要催款的客户，在应收账款逾期时，自动打印出催款函，由财务部邮寄催收函给客户，以确保双方在应付账款数额、还款期等方面取得一致的认可；对于客户提出的异议，要及时查明原因，做出调整；催款情况及时知会业务部门，督促业务人员催收账款。

(二)建立回款管理的考核制度

每月定期开展分析工作，分析各业务部门有多少欠款在信用期内，多少欠款超过信用期，超过时间的长短和款项所占的比例，制定经济可行的收账制度，加强对回款管理的重点考核，加大回款监控力度，设置回款目标。各部门的具体回款金额纳入部门绩效考核指标，激励部门经理加大款项的回收力度。

(三)制订应收账款核实制度

业务部门与财务部门积极合作，实行专人专管，定期对帐，详细记录每笔业务收入的回收情况，并经常进行分析。一般而言，客户拖欠账款的时间越长，催收的难度就越大，发生呆账的损失几率就会越高。及时记录回款异常情况。

如果客户屡次发生托欠货款，欠款，拒付等现象，造成货款延期，应即使通知财务部和监督部门，通过调查取证后采取响应措施，挽回损失。定期对账制度，保证债权金额正确有效。定期每三个月采取书面信函的方式与客户核对应收账款的账面余额，并保存有关部门材料，确保债权法定追索权的延续。

(四)建立应收账款账龄分析制度

定期编制账龄分析表，可以反映各个时期账款产生的情况，使企业通过此表密切关注应收帐款的回收情况和相关的变化，并通过账龄的分析结果，指导业务部门和财务部门的工作，以加速营运资金的周转，减少发生账款逾期不回的可能性。

(五)采取法律催收手段

对与应收账款收回的法定期限是2年，过了有效期企业就丧失追回欠款的权利，这时应由财务部门通知法律顾问进行处理，力争在有效期内收回款项或取得延长有效期的证明，如对账单等。

在应收账的诉讼期到期前（2年内）发函给欠款客户。如果欠款客户不签收应收账款函，可采取以下方式取证，在媒体报纸上公告的形式，或通过公证处公证送达催款函，或者请律师事务所发函。

三、对应收账款的催收情况进行总结，建立制度加以改进。

(一)查明拖欠款项的原因，加以改进

对已发生的应收账款，按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于在业务经营中由于质量等牵涉到自身因素而导致客户拖欠款项的，业务人员应主动采取措施，给予折让或其他不成比例形式，尽快收回资金；对于资金周转困难无法付款的企业，应采取订立还款计划，限期清欠；或采取债务重整策略，或申请支付令。

(二)建立应收账款清收责任制

明确划分责任范围，对公司全部客户的欠款尽可能地落实到个人；在应收账款未收回之前，责任人不得调离企业；明确规定责任的监督部门。

企业应收账款的管理情况是个普遍的难题，只有采取有效的措施，进行预防和解决，才能避免和减少损失的发生，保证企业经营活动的正常进行，提高企业的经济效益。

参考文献:

催款函范文 第2篇

_____________有限公司：

现就贵司未及时支付我司工程进度款一事向贵司致函如下:

201_年__月__日，贵司与我司签订了《________(一期)工程室外锌钢栏杆制作安装合同》。

双方约定,我司应于每月__日前上报完成工程量，贵司次月__日前支付到安装完成工程量的__%(包括原__%进料款在内)款。

201_年__月__日，我司依约按实际完成的工程量向贵司提交已审核批准的当月验工计价结算相关资料，然而贵司却并未能按约定及时支付工程款,现共欠工程款_________元。

我司认为，双方既已有约在先，当全力守信方能长期友好合作，故特致函请贵司于__年_月_日前将所欠工程进度款支付我司. 如贵司不履行或不按约定履行支付工程款，而造成我司资金紧张，影响工程进度及增加施工费用，由此产生的一切损失均由贵司承担。

________有限公司

201_年__月__日

_______________有限公司

地址：__市___________165号

工程项目负责人：_____

电话/传真：1_________ / 0574-8_______

催款函范文 第3篇

致：_______有限公司：

现就贵司拖欠我司《_______________土建及附属配套工程》工程预付款一事向贵司致函如下：

____年____月____日，贵司与我司签订了《______________土建及附属配套工程项目》，双方约定，贵司曾于____年____月____日支付了合同总价的%预付款(元)，我公司在____年____月____日以将银行保函呈交贵公司，至今我公司账户上未收到贵公司承诺的工程预付款。

鉴于双方的合作关系较好，现特致函请贵公司于____年____月____日前将所欠的工程预付款款项支付我公司。

此致：贵司

商祺！

_________有限公司

____年____月____日

催款函范文 第4篇

1.应收款回收

工程项目中，使用成本最低的资金是客户的付款，应收款的及时回收和使用可减少公司的垫付资金，降低经营风险和资金成本，使项目更好更快地发展。海外工程合同金额大，实际支付的工程进度款滞后，特别是项目后期，客户会以各种理由拖延工程结算，使尾款的回收难度加大；某些客户因经营不善财务状况恶化无力支付工程款；项目公司的内控管理缺陷导致应收款无法及时回收；发票、验收单等没有及时提交给客户；在催款过程中，没有催款信函、备忘录、邮件等证据，采取法律诉讼时缺乏相应的证据；个别项目管理人员担心回收应收款影响客户关系和市场开发，不愿去积极追收等。

2.外汇及汇率管理

海外工程一般以外币或美元作为合同结算金额，合同款需汇入项目所在地银行账户，由于外汇管制，不少项目的利润无法汇出境外，境外采购的物资款也无法顺利支付。海外项目往往涉及多种货币对资产、负债、收入和费用等进行计量和记录，加上“收支两条线”的限制，这同时伴随着大量的现金流动、货币兑换、外币折算等，汇率的不利变动就构成了外汇汇率风险。

3.银行账户管理

海外项目银行账户管理存在的主要问题有：个别项目未经总部批准以个人名义开立账户，以备用金和往来核算；个别项目银行账户没有实现“双签有效”；个别项目在项目结束后没有关闭临时账户；个别项目采购人员携带签好字的空白支票去采购；个别项目长期未对账，会计账目和银行实际存在差异。六、保函管理在海外工程中，客户要求承包企业开出履约保函，保证承包人按期、按质、按量完成承包工程。海外项目保函风险主要有：因违约导致开出的保函被没收；项目结束，保函未及时释放；某些海外工程项目，客户要求提供开口保函，开口保函的到期日期不确定，风险远远大于闭口保函。

二、完善项目资金管理的建议

1.坚持和完善资金预算管理

建立预算编制、审批、监督、考核的体系，根据施工计划编制项目资金预算、年度资金预算及月度资金预算；资金预算编制要逐级编报，逐级审核，统一管理；批准后的预算，各部门及境外机构应严格执行，各项资金支出必须控制在批复的预算之内，尽量避免预算外资金申请；加强财务人员与项目执行人员的沟通，及时发现资金预算执行中存在的问题；资金预算不仅仅只是项目部范围，而是要扩大到整个项目各个成本单元，特别是工程作业队；建立资金预算分析制度，每月初对上月资金预算执行情况进行分析，找出实际与预算的偏差，提出相应的解决措施或建议，将隐患、问题消灭在萌芽状态。

2.加强货币资金安全管理

在法律法规和客观条件允许的前提下，海外项目应尽可能运用金融工具进行结算，减少使用现金结算；为确保现金使用和存放的安全，海外项目应根据日常零星开支估计所需要的现金使用量，确定库存现金限额，报国内总部审批，超过库存限额的现金，出纳必须于当日存入银行；海外项目应配备专用保险柜，由出纳负责库存现金的保管工作，放置保险柜的办公室应当具备完善的防盗和安全监控设施；每日终了，出纳根据收付款凭证，按照业务发生顺序逐笔登记现金日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实存数额进行核对，每日登记现金盘点情况；在外出取款时要两人以上同行，外出取款前要做好保密和安全措施；严禁采购人员携带大量现金外出采购；通过现金发放现场雇员工资要提前做好安保工作，在指定的安全区域不定期发放，条件允许采用分包商或专门的发放公司发放；资金运输过程要采取安保措施，尽量减少运输环节和距离，争取采用邮政或银行电汇等方式，降低路途风险。

3.应收款回收风险防范

海外项目应通过事前预防、事中监控、事后收账，对应收账款进行全过程管理。投标前，海外项目应联合总部法律、市场等部门做客户资信调查，分析评估客户资信风险；在合同中加入保护条款，对于延期付款应有延付期限、利率及利息计算等规定，明确违约责任；财务人员催促现场技术人员及时反馈结算支持文件，开具发票提交客户；注重日常证据的收集、整理和保存；明确应收款清收责任，建立相应考核机制；总部应建立应收款风险预警机制，及时发出预警信号，定期公布海外应收账款回收情况并敦促相关责任人落实；当结合财务分析发现客户有恶意欠款嫌疑且期限较长时，就要果断采取法律手段；应收款纠纷发生后，注重调解或和解优先，充分利用外部法律资源，妥善、低成本、高效地解决纠纷。

4.外汇管制规避和汇率风险防范

工程开工前，根据所在国的外汇管制规定进行筹划，确保利润及时汇出境外。通过转移定价、支付技术服务费等途径，将富余资金及时汇出境外。将资金集中存放在信誉好的外资银行，在政策允许时，规定以母公司集中管理的主账户为项目收款账户，尽量通过境外离岸银行收取工程款。要观察外汇市场的行情变化，分析影响汇率变动的各种因素，在签订合同时充分考虑汇率变动的影响，在合同价款、币种、付款进度方式等争取对我方有利的条款，签署以美元等硬通货为币种的合同；尽量少留当地币，把当地币兑换成美元等硬通货，可以尝试应收款买断的保理业务或福费廷业务，降低汇率风险；可向保险公司投保外汇汇率风险的保险，当发生汇率损失时可从保险公司获得一定的补偿，使企业相对减少由于汇率变动造成的损失。

5.控制银行账户风险

海外项目在当地开立银行账户，必须报总部审批；严控在境外银行开设账户数量；项目经理和财务总监在资金支付时必须双签有效；银行临时账户在项目结束后及时关闭；供应商付款采用银行支票方式，严禁使用空白支票；按月与银行对账，定期解决未达账项；加强内控监管，总部应对海外项目银行账户及资金收付实行日常监督，定期对海外项目银行存款余额调节表进行核对。

6.规避保函风险